Любая командировка оформляется приказом, в котором указываются должностное лицо, направляемое в командировку, сроки, пункт назначения, вид транспорта. На основании приказа и заявления работнику из кассы организации выдается аванс на командировочные расходы, в которые входят оплата суточных, проживания, проезда до места командирования и обратно и другие расходы.
Документы, необходимые при оформлении командировочных расходов
- авансового отчета по форме АО-1;
- командировочного удостоверения;
- счета за проживание в гостинице или договора аренды квартиры;
- проездных документов;
- служебного задания;
- отчета о командировке;
- других документов, подтверждающих дополнительные расходы.
Если все документы оформлены надлежащим образом и не противоречат действующему законодательству, они принимаются к учету. При этом, если сумма по предоставленным документам меньше выданного аванса, разницу сотрудник возвращает в кассу организации. Если же, наоборот, сумма затрат превысили полученный аванс, в обязанность работодателя входит возмещение сотруднику всех расходов, понесенных им при выполнении задания.
Суточные при оформлении командировочных расходов
Документом, подтверждающим расходы в виде суточных, является оформленное на основании приказа командировочное удостоверение. В нем должен быть указан срок командирования, который определяется руководителем в зависимости от объема и сложности поставленных задач. На оборотной стороне удостоверения должны стоять отметки о прибытии и убытии кадровых органов направляющей и принимающей сторон.
Днем начала командировки считается день выезда, а днем окончания – день прибытия должностного лица обратно (с 00:00 до 23:59 часов).
Оплата суточных происходит за каждый день нахождения работника в командировке из расчета 700 руб. в сутки на территории России. Локальными нормативными актами, в качестве которых могут выступать коллективный договор, действующее положение или приказ, организация может установить другие размеры суточных, увеличив или уменьшив их.
Оформление командировочных расходов на проживание
Документами, служащими подтверждением расходов на проживание в гостинице, чаще всего являются счет за проживание по форме № 3-Г или по самостоятельно разработанной форме и фискальный чек при условии, что гостиница использует контрольно-кассовую технику (ККТ). Если ККТ не применяется, то составляется документ, подтверждающий факт приема от командированного работника денежных средств, в котором должна быть указана следующая информация:
- название документа;
- номер и дата документа;
- наименование и ИНН организации;
- наименование и количество оказываемых услуг;
- сумма;
- ФИО, должность и подпись ответственного лица, выдавшего документ.
В случае платного бронирования номера стоимость брони также включается в счет и принимается к учету.
Дополнительные услуги, которые оказывает гостиница: питание в ресторане, бассейн, спортзал, обслуживание номеров и т.д. – к командировочным затратам не относятся и, соответственно, работнику не оплачиваются.
Если должностное лицо проживает не в гостинице, а в квартире, то в качестве документального подтверждения предъявляются заключенный договор аренды с указанием общей суммы проживания и платежные документы с отметкой об оплате.
Оформление транспортных командировочных расходов
При оформлении проездных документов учитываются расходы на проезд до места командирования и обратно воздушным, железнодорожным, автомобильным (автобусом), водным транспортом, а также проезд общественным транспортом по населенному пункту, в котором выполняется задание.
Кроме того, в расход включаются обязательное личное страхование при приобретении билетов на железнодорожный и воздушный транспорт, услуги оформления проездных документов, а также постельные принадлежности при следовании поездом.
Вышеперечисленные расходы должны иметь документальное подтверждение. При этом добровольное личное страхование и оплата такси к учету не принимаются.
При приобретении проездных документов, оформленных в виде электронных билетов, к авансовому отчету должны прилагаться:
- маршрутная квитанция электронного билета;
- посадочные талоны с указанием даты и номера рейса;
- кассовый чек при приобретении за наличный расчет или выписку из банка при оплате платежной картой.
Оформление дополнительных расходов на командировку
Правильное оформление командировочных расходов позволяет принимать к учету такие дополнительные затраты, которые может совершать работник с согласия или ведома руководителя, как при следовании в командировку на служебном транспорте:
- оплата автостоянки;
- приобретение ГСМ;
- оплата платных участков дорог;
- при следовании в загранкомандировку:
- оформление виз и заграничных паспортов;
- обязательные консульские сборы;
- аэродромные сборы;
- въездные и транзитные автомобильные сборы и т.д.
