Любая командировка подразумевает отчетность. Отчетные документы для командировочных – это первое о чем должен подумать сотрудник, отправляемый в командировку.
Что такое командировка, какие расходы оплачиваются
Началом командировки принято считать дату отправления (время отправления автобуса, поезда, вылета самолета), а окончанием командировки считается дата прибытия.
По ТК РФ работникам, отправляемым в командировку, возмещаются расходы на проезд, найм жилого помещения, дополнительные расходы, возникающие при проживании вне места постоянного жительства (полевое довольствие, суточные), а так же прочие расходы, которые произвел работник с разрешения работодателя. Все эти выплаты производятся при условии, что сотрудник представляет соответствующие командировочные документы.
Какие отчетные документы по командировке необходимо взять на предприятии
Кто может ездить по командировкам, на какой срок и др. тонкости оговариваются в коллективном договоре, обсуждаются соглашениями, прочими локальными нормативными актами.
При оформлении в командировку сотрудник должен взять с места работы такие отчетные документы по командировке, как:
- служебное задание (должно содержать в себе информацию о работнике (ФИО, должность и т.д.), место командировки, ее продолжительность, причины необходимости командировки, а так же наименование организации, покрывающей расходы командировочного)
- приказ о направлении в командировку именно этого сотрудника (дублирует всю информацию, содержащуюся в служебном задании)
- командировочное удостоверение (содержит в себе информацию о начале и окончании командировки, заверенное печатью; выдается в единственном экземпляре; на основании удостоверения производится выплата суточных)
Командировочное удостоверение не оформляется при командировке заграницу, а так же при условии возвращении командируемого на место постоянного жительства в тот же день.
Для того чтобы денежные средства были выплачены до командировки, необходимо составить авансовый отчет. Заполняется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии работодателя. Авансовый отчет подразумевает собой документ, в котором указываются ориентировочные суммы, требуемые на транспортировку, проживание.
По возвращении из командировки этот отчет будет заполнен до конца, будут произведены сравнения сумм выданных с суммами потраченными. Если выданная сумма растрачена не полностью, то остаток сдается в кассу предприятия на основании расходного кассового ордера.
Какие отчетные документы для командировочных потребуют по возвращении
По возвращению сотрудник приносит командировочное удостоверение, заполненное по всей форме, и прочие документы, подтверждающие понесенные расходы.
Отчетные документы по командировке включают в себя все проездные билеты, приобретенные на транспортировку, документ, подтверждающий проживание в гостинице и т.п., в котором прописано количество дней проживания и оплата. Так же для оплаты работодателю можно предоставить распечатку звонков, подтвердив, что они были сделаны в целях выполнения служебного задания.
Командировочные документы, некоторые нюансы
Отчетные документы для командировочных, а точнее их грамотное заполнение, имеют огромное значение. Если не предоставлены или не грамотно заполнены отдельные командировочные документы (чеки за проживание в гостинице, чеки за такси, телефонные переговоры и т.п.), то оплата работодателем этих растрат может быть не произведена.
Бывают такие ситуации, когда по возвращении из командировки становится понятно, что сотрудник вернулся, не выполнив служебного задания. Тогда со стороны работодателя проводятся такие мероприятия, как сокращение средней заработной платы, не оплата суточных и т.п.
Когда причиной невыполнения служебного задания становится организация или же другая причина, предотвратить которую не могла не одна из сторон, тогда средний заработок, начисляемый за время командировки, за сотрудником сохраняется.
Если причина не выполнения задания заключается непосредственно в сотруднике, то в таких ситуациях средний заработок, исключительно за время командировки, не сохраняется.
Если во время командировки сотрудник заболел, то организация оплатит лист временной нетрудоспособности, при наличии соответствующего документа. Суточные выплачиваются в любом случае, так как они носят компенсирующий характер, а не являются вознаграждением за труд.
Если сотрудник, находясь в пути, получил уведомление о том, что место назначение командировки изменено, и часть билетов уже будут не востребованы, то работодатель обязан оплатить эти расходы, причислив их к категории «командировочные документы на транспортировку».
В случае возникновения спорных ситуаций, не стоит сразу бежать писать заявления на увольнение, для начала стоит обратиться к специалисту и понять, насколько правы вы, а не работодатель.
