Платежной ведомостью называется тип бухгалтерской документации, основываясь на которой зарплата выдается работникам. Платежная ведомость - это четко структурированный документ, источником информации в котором служат ведомость или индивидуальный листок о расчету зарплаты, с обязательным наличием столбца для подписей сотрудников.
Что представляет из себя платежная ведомость?
Ведомость начисления зарплаты иногда заменяют ордера, но в крупных учреждениях это неудобно (ордер действует всего один день, а заработная плата может выдаваться сразу несколько дней).
Ведомость отражает зарплату всех сотрудников, поэтому, в связи с открытостью информации, создаются негативные процессы, ухудшающие качество труда.
Состоит данный документ из таких частей, как:
- Титульный лист ведомости заработной платы составляется по стандартной форме: оформление регламентировано точным набором реквизитов, которые должны быть обязательно учтены.
- Табличная часть ведомости состоит из следующих столбцов: индивидуального номера сотрудника, его фамилии и инициалов (лучше имя-отчество полностью), суммы, которую необходимо заплатить, и подписи.
Такая ведомость начисления заработной платы действует в течение конкретного времени, и если какой-то сотрудник не получил зарплату вовремя, то кассиру нужно вписать "депонировано", после чего закрыть эту ведомость.
Преимущества платежной ведомости
Каждая платежная ведомость может заполняться на нескольких сотрудников, в то время как РКО только на одного. РКО действует только в день его выписки, а выплаты по ведомости могут осуществляться несколько дней. Однако, информация по выплатам при составлении платежной ведомости открыта для всех получателей зарплаты.
Как нужно заполнять ведомость начисления заработной платы
В графу «Номер документа» данной ведомости пишем ее номер по порядку, в «Дату составления» записываем дату создания ведомости. На второй странице платежная ведомость по заработной плате формируется в виде таблицы:
- номер по порядку,
- табельный внутрифирменный номер,
- ФИО,
- сумма выплат,
- подпись получателя.
После оформления этих листов платежная ведомость по заработной плате дается кассиру на сверку. Если она составлена верно, то производится выплата денег из кассы в соответствии с ведомостью, если нет, то отправляется обратно на переделку и доработку.
После того, как зарплата уже выдана, и все сроки прошли, кассир дополняет ведомость начисления зарплаты словом "Депонировано" напротив тех, кому выплаты не были произведены. Кроме этого, кассир должен рассчитать выплаченную и депонированную суммы, вписать их на последний лист и подписать документ. Затем ведомость начисления зарплаты адресуется главному бухгалтеру фирмы.
Всю ответственность за корректное создание и внесение правильной информации в эту ведомость накладывают на кассира, а хранением данных занимается главбух.
