- служебное задание (оно служит основным документом для направления в командировку), после возвращения заполняется отчет исходя из результатов командировки;
- приказ или распоряжение оформляется управляющим организацией. Необходимо отметить, что для отправки в командировку одного сотрудника приказ подписывается по форме № Т-9, а при отправке двух и более лиц – по форме № Т-9а;
- командировочное удостоверение формы № Т-10 оформляется для служебных командировок по России и странам СНГ, с которыми заключено межправительственное соглашение. На основании заключенных соглашений отметки о пересечении границы лицом, отправленным в командировку, не делаются. Во всех остальных случаях командировочное удостоверение может не оформляться, основанием служит Постановление Правительства № 749.
Перечень вышеуказанных документов аналогичен и для отправки в командировку руководителя организации.
Оформление командировки или что делать после возвращения
По возвращению из командировки сотрудник обязан завершить заполнение документов, которые были выданы ему перед отправкой в командировку. В том числе потребуется заполнить авансовый отчет.
В удостоверении о командировке после возвращения из поездки указывается дата возвращения из поездки и делается служебная отметка о прибытии сотрудника у кадровых специалистов или у руководителя. По возращению заполняется обратная сторона служебного задания в виде отчета о проделанной работе. В качестве документов к авансовому отчету понадобится приложить подтверждающие документы о понесенных расходах (проездные документы и квитанции об оплате проживания в гостинице).
Как оформить командировку - заполнение отчета
Авансовый отчет составляется по разработанной форме № АО-1. Этот документ с другими командировочными документами, служащими в качестве подтверждения командировочных расходов, а именно счета за гостиницу, проездные документы и т.д. сотрудник обязан предоставить руководителю организации в течение трех рабочих дней после прибытия. Этот период распространяется на заграничные и внутренние командировки.
При этом необходимо помнить, что сотрудник, вернувшийся из командировки в выходной день, обязан сдать документацию со следующего за первым рабочим днем после выходного. При этом нужно знать, что вопрос о том, как оформить командировку может быть решен при помощи специалистов, которые помогут грамотно заполнить документы, в том числе и авансовый отчет.
Оформление командировочных документов - некоторые нюансы
При оформлении документов, а в частности авансового отчета, следует помнить, что работнику могут быть компенсированы расходы, понесенные в командировке, которые облагаются НДС. Законодательством не оговорен конкретный список документов, которыми можно подтвердить свои расходы.
Говоря о том, как оформить командировку, нельзя не отметить тот факт, что работнику могут быть компенсированы такие расходы, как такси до аэропорта перед отправкой в командировку и аренда автомобиля непосредственно в командировке.
Оформление командировочных документов подразумевает компенсацию понесенных расходов только в том случае, если по возвращении из командировки, соответствующие документы были заполнены грамотно и сданы в срок. Оформление командировочных документов позволяет рассчитывать сотруднику на получение суточных вне зависимости от степени выполнения трудовой задачи, так гласит письмо Роструда № 1024-6.
