Согласование передачи документов на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.
Хранение и уничтожение документов
Хранение и уничтожение документов проводится на основании составленного акта о выделении дел к утилизации или, оформленной в установленном порядке, описи дел для передачи на хранение в архив предприятия.
Опись дел на хранение
В описи дел содержится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем организации.
Описи дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, подготавливаются секретарем в первом квартале года, идущего за годом, в котором было завершено дело делопроизводством. При незначительном документообороте описи могут создаваться за ряд лет.
Дела подготовленные для передачи на хранение в архив должны быть помещены в твердую обложку и сшиты на 4 прокола. Все металлические скобки и скрепки удаляются, страницы нумеруются арабскими цифрами. В начало дела подшивается лист, на котором делается внутренний список подшитых документов, а в конце прикладывается лист для заверительной записки. В заверительную записку включается информация о:
- литерных (25а, 25б) и пропущенных номерах листов,
- номерах листов с наклеенными документами,
- номерах листов большого формата, рисунков, карт, листов с конвертами и т.д.
На обложке каждого дела пишется наименование организации, номер и наименование дела, даты первого и последнего документа в деле, количество листов и сроки хранения дела, в том числе «хранить постоянно».
Акт на уничтожение
В акт о выделении дел к утилизации вносятся дела с истекшим сроком хранения, дела подвергшиеся неисправимому повреждению и т.п.
Секретарь подготавливает указанные дела для согласования с постоянно действующей экспертной комиссий. Эта работа ведется после выделения и оформления дел для передачи на хранение в архив предприятия.
В акте допускается не указывать полный перечень дел, а сгруппировать их заголовки, например, приказы по производственной деятельности, договоры подряда и т.д. При этом указываются номера дел по номенклатуре, временной период документов находящихся в деле и количество дел в группе. В конце акта прописывается общее число дел выделенных к уничтожению, ставится дата составления и подпись ответственного лица.
Выделенные к уничтожению дела сдаются в пункт приема вторсырья. После этого в акт на уничтожение дел вносится информация о дате и форме утилизации.
Хранение и уничтожение документов является важной частью делопроизводства на предприятии, т.к. некоторые виды дел (приказы по кадрам, личные карточки работников, ведомости начисленной зарплаты и т.д.) имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована самими работниками или пенсионным фондом при оформлении пенсии гражданину. Поэтому работу по выделению дел к уничтожению или передаче их на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным, опытным специалистам.
