Работодатель может составить должностную инструкцию как одно из приложений к трудовому договору или утвердить ее как самостоятельный отдельный документ. Единая для всех форма должностной инструкции не утверждена, каждая организация разрабатывает свои инструкции самостоятельно. При составлении следует учитывать общие требования к оформлению распорядительных документов организации (ГОСТ Р 6.30-2003).
Разделы, которые должна содержать форма должностной инструкции
- общие положения (название должности, к какой категории она относится, требования к стажу, образованию, профессиональным навыкам);
- функции (задачи сотрудника в рамках деятельности всего предприятия);
- должностные обязанности (конкретные действия, направленные на выполнение трудовых функций);
- права (участие в принятии решений, проверка других сотрудников);
- ответственность (привлечение к ответственности за неисполнение обязанностей, причинение ущерба организации).
Форма должностной инструкции, как и любого другого распорядительного документа, должна иметь гриф «Утверждаю» с указанием фамилии и должности утвердившего ее руководителя. Обязательными реквизитами являются наименование, место составления, номер, дата.
Кроме основных положений, инструкция должна содержать сведения о предусмотренных на данной должности служебных командировках, особенностях рабочего графика. Инструкция также должна определять, кому подчиняется сотрудник и кто находится в его подчинении.
Ознакомление сотрудника с инструкцией
Оформление должностной инструкции включает обязательное ознакомление сотрудника с содержанием документа под роспись. Работник делает отметку об ознакомлении на экземпляре работодателя или расписывается вместе с другими в общем листе ознакомления.
Один экземпляр выдается сотруднику на руки под расписку. При внесении изменений или оформлении приложений к должностной инструкции, все изменяющие и дополняющие документы также должны быть выданы работнику под расписку.
Правильное оформление должностной инструкции поможет в трудовом споре
В случае трудового спора, в котором руководитель заявляет о низком качестве работы сотрудника, комиссия или суд будут рассматривать заключенный между ними трудовой договор, и обязательно изучат должностную инструкцию, чтобы выяснить, насколько конкретно работнику были поставлены его задачи и насколько ответственно он их выполнял.
Правильно составленная инструкция особенно важна в спорах, связанных с увольнением по инициативе работодателя. Так, например, увольнять сотрудника по медицинским показаниям без должностной инструкции наниматель не имеет права, так как он не сможет доказать, какие именно трудовые обязанности по этой должности противопоказаны сотруднику.
Чтобы оформление должностной инструкции соответствовало требованиям законодательства, необходимо обратиться к юристам, имеющим опыт в составлении организационно-распорядительных документов и практику их применения в трудовых спорах.
