В любой организации, работающей с наличными деньгами, утверждается сумма лимита кассы. Поэтому, оставляя денежные средства в кассе после установленного пятидневного срока выдачи зарплаты, кассир рискует допустить превышение лимита кассы, что является наказуемым нарушением кассовой дисциплины.
Реестр, в котором ведется учет депонированной заработной платы
- дата депонирования;
- номер платежной ведомости;
- ФИО сотрудника;
- депонированная сумма;
- реквизиты расходного документа, по которому проведена выплата депонированной зарплаты в дальнейшем.
Определенный бланк реестра организация разрабатывает самостоятельно. Разработанная форма должна быть приложена к учетной политике. Реестр открывается на год. Не полученные в течение года депонированные суммы переносятся в следующий период.
После выплаты зарплаты всему персоналу организации в платежной ведомости напротив неполученных сумм ставится отметка «депонировано». По ведомости подсчитываются суммы выданной и не выданной зарплаты. При обращении сотрудника за выплатой заполняется расходный кассовый ордер. Его реквизиты кассир заносит в установленную графу реестра (книги).
Бухгалтерский учет депонированной заработной платы
Для учета депонированной зарплаты предназначен счет 76.4. Депонирование проводится по дебету сч. 70 (расчеты по зарплате) и по кредиту сч. 76.4 (депонированная зарплата) на сумму не выданной зарплаты.
Выплата депонированной зарплаты проводится так: дебет 76.4 (депонированная зарплата) Кредит 50.1 (касса) - на сумму выплаченной зарплаты, учтенной в реестре депонентов.
Если же сотрудник по истечении установленного срока давности так и не обратился за выплатой, организация относит его неполученную сумму в состав доходов: дебет 76.4 (депонированная зарплата) Кредит 91.1 (внереализационные доходы) на просроченную сумму, депонированную более 3 лет назад.
Депонирование части заработной платы не снимает с работодателя обязанности уплачивать в этом месяце страховые взносы, относящиеся к депонированной сумме.
Сроки, в которые производится выплата депонированной зарплаты
Реестры и книги, в которых ведется учет депонированной заработной платы, хранятся в организации по закону «О бухгалтерском учете» в течение 5 лет. Но для получения зарплаты, которая была депонирована, сотруднику устанавливается срок три года, это законодательно установленный общепринятый срок исковой давности. По окончании этого срока организация-работодатель обязана учесть эту сумму в составе своих доходов.
Сотрудник может обратиться за выплатой как в устной, так и в письменной форме. Срок давности рассчитывается со дня начисления депонированной суммы. Если работодатель по каким-либо причинам отказывает в выплате раньше, чем заканчивается установленный законом срок, работнику необходимо обратиться к специалистам юридической консультации для составления претензии работодателю и для дальнейшей защиты своих законных прав на получение не выданной ему заработной платы.
