Виды документов на предприятии
Кадровая документация – большой документальный перечень с информацией о работниках, о деятельности и кадровой службе предприятия. Виды документов на предприятии выделяются в большие группы кадровой документации:
- справочные и информационные в виде докладных и объяснительных записок, а также различных актов;
- персональными документами являются трудовые книжки, рабочие справки, автобиографии. Информация в них вносится из документов учета личного состава;
- учетные документы личного состава, то есть личные карточки и листки учета. Это основа кадрового делопроизводства. Приказы по учету личного состава могут быть групповыми, оформленными группой в течение одного дня, и индивидуальными с информацией об одном сотруднике;
- плановые документы: различные кадровые вопросы, расчеты по трудовой оплате;
- документы по отчету и статистике: баланс рабочего времени, производительность труда, данные по зарплате.
Сроки хранения документов на предприятии
Законодательством об архивном деле устанавливаются сроки хранения документов на предприятии. Разница в сроках хранения указывает на важность документа бухгалтерского учета, исчисления и налогообложения.
Документы, которые подтверждают получение доходов, расходы и уплаченные налоги имеют четырехлетний срок хранения согласно НК РФ. Данные, содержащие бухгалтерский учет и отчетность, минимально хранятся пять лет. Законодательство об архивном деле устанавливает и другие сроки их сохранения в зависимости от вида документов, так, к примеру, лицевые карточки и счета работающих на предприятии хранятся 75 лет.
По сроку хранения документы образуют следующие группы:
- с ограниченным сроком до пяти лет – это таблицы и разнообразные отчеты;
- постоянного хранения – свидетельства постановки на учет, различные виды балансов;
- до минования надобности хранятся исполнительные листы работников;
- бланки статистической отчетности до замены новыми документами.
Разработаны отдельные требования к хранению трудовых книжек. Эти бланки являются документами строгой отчетности, и поэтому хранятся в металлических шкафах или сейфах специальных помещений, обеспечивающих их сохранность.
Кадровые документы находятся на хранении в кадровой службе организации либо в ее архиве. Порядок их хранения регулируется трудовым законодательством по различным видам документации предприятия.
Сохранность различных кадровых документов и передача их в архив организации обеспечиваются главным бухгалтером, несущим ответственность за их сохранность по трудовому кодексу. Передача их в подразделения других предприятий не допускается, либо проводится после распоряжения главного бухгалтера.
Помещение, где хранятся архивные данные, хранится на бумажных носителях и запирается в шкафу для предотвращения к ним несанкционированного доступа.
В случае утраты документов по различным непредвиденным обстоятельствам руководителем предприятия назначается комиссия по расследованию причин их пропажи либо утраты. В комиссию приглашаются представители следствия и государственного пожарного надзора.
